May 2021

電子簽署在香港的合法性

自新型冠狀病毒疫情以來,在家工作已成為許多企業的新常態。在家裡打印和掃描設施有限的情況下,用傳統的 “濕墨 “來簽署文件並不容易。因此,世界各地的許多企業都在探索增加電子簽署的使用。本文考慮了電子簽署在香港法律以下的地位。

 

甚麼是“電子簽署”?

在香港,規管電子簽署(”電子簽署”)的法例是《電子交易條例》(第553章)。根據《電子交易條例》,”電子簽署 “的法律定義相當廣泛,它包括與電子紀錄相連的或在邏輯上相聯的數碼形式的任何字母、字樣、數目字或其他符號,而該等字母、字樣、數目字或其他符號是為認證或承認該紀錄的目的而簽立或採用的。

對於不涉及政府單位的合同,只要符合《電子交易條例》的要求,電子簽署是有效和可強制執行的,包括:

– 一份附有相關的簽署電子記錄,以確認簽署的真確性以及簽署者的批准。

– 就需要簽署的目的而言,電子簽署過程必須是可靠和適當的;以及

– 收件人必須同意簽署者使用電子簽署。

《電子交易條例》沒有明確要求電子簽署必須採用某種形式或格式。傳統上,電子簽署是指在文件上進行實質濕墨簽署,並將其掃描成PDF格式,然後通過電子郵件發送。近年來,電子簽署平台,如DocuSign、Adobe Sign和PandaDoc,也提供了替代濕墨簽署的解決方案。這些應用程序能發送文件給簽署者,並由該簽署者通過添加預先繪製的簽署,或選擇在設備上繪製他/她自己的簽署來簽名;過程不需要打印機和掃描儀。

如果合同涉及任何政府單位,該電子簽署則需要由《電子交易條例》認可的核證機關頒發的電子認可證書支持。

 

電子簽署的範圍和適用性

只要符合《電子交易條例》規定的要求,電子簽署對大多數合同和文件都是有效和有約束力的,但以下文件必須用傳統的濕墨簽署才能有效:

1. 遺囑性質的文件

2. 信託(歸復信託、默示信託及法律構定信託除外)

3. 授權書

4. 根據《印花稅條例》需要加蓋印花或加以簽註的文件(如租約、財產買賣、證券買賣)

5. 政府的批地協議及條件及政府租契

6. 有關土地和財產交易的文件

7. 可流轉票據

8. 法院命令/判决

9. 法院或裁判官發出的手令

10. 誓言和誓章

11. 法定聲明

 

實際考慮

希望通過電子簽署執行合同的各方應首先檢查該合同是否為《電子交易條例》所允許進行電子簽署的合同,並考慮是否存在任何可能影響電子簽署使用的情況(如註冊或存檔要求)。各方應確保對電子簽署系統的任何使用,都是充分安全和可靠的;他們應採取措施,使自己信納簽署能充分識別簽署人,而且簽署人已將其簽署與能表明認可合同內容的電子信息聯繫起來。

Written by:

蔡幗妍

律師

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